Cara Membuat Sistem Approval Desain Seragam untuk Tim HRD

Sistem approval desain seragam dapat membantu tim HRD mengatur proses pemeriksaan dan persetujuan desain sebelum seragam masuk ke tahap produksi. Bagi perusahaan yang melibatkan banyak pihak dalam pembuatan seragam, proses approval yang hanya mengandalkan percakapan atau persetujuan secara lisan dapat membuat pekerjaan menjadi kurang teratur.

HRD biasanya tidak hanya berurusan dengan desain. Tim HRD juga perlu mempertimbangkan kebutuhan karyawan, jumlah seragam, ukuran, pembagian seragam, waktu produksi, serta komunikasi dengan pihak terkait. Jika tidak memiliki alur yang jelas, perubahan desain dapat terjadi berkali-kali dan informasi yang diterima masing-masing pihak bisa berbeda.

Karena itu, perusahaan dapat membuat sistem approval desain seragam yang sederhana tetapi memiliki tahapan yang jelas. Sistem tersebut tidak harus selalu menggunakan aplikasi khusus. Spreadsheet, folder bersama, dokumen approval, atau platform manajemen pekerjaan juga dapat digunakan selama alurnya konsisten.

Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa setiap desain memiliki status yang jelas, setiap revisi terdokumentasi, dan hanya desain yang sudah mendapatkan persetujuan akhir yang digunakan sebagai acuan produksi.

Mengapa HRD Membutuhkan Sistem Approval Desain?

HRD sering menjadi penghubung antara kebutuhan perusahaan dan karyawan. Ketika perusahaan ingin membuat atau memperbarui seragam, HRD dapat terlibat sejak pengumpulan kebutuhan hingga proses persetujuan desain.

Tanpa sistem yang jelas, beberapa masalah dapat muncul.

Misalnya, desain sudah dikirim kepada beberapa orang untuk diperiksa. Satu orang meminta perubahan logo, orang lain meminta perubahan warna, sementara pihak lain masih memberikan komentar terhadap model pakaian.

Jika semua masukan tersebut diberikan melalui percakapan yang berbeda, HRD akan kesulitan mengetahui revisi mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu.

Dengan sistem approval desain seragam, setiap masukan dapat dikumpulkan dan dikelola dalam satu alur. Hal ini membuat proses lebih mudah dipantau dan mengurangi kemungkinan ada komentar yang terlewat.

Tentukan Tujuan Approval Sejak Awal

Sebelum membuat sistem, tentukan terlebih dahulu apa yang ingin dicapai.

Approval desain bukan hanya untuk memastikan desain terlihat bagus. Tujuannya adalah memastikan rancangan sudah memenuhi kebutuhan perusahaan dan siap dijadikan acuan produksi.

Beberapa tujuan yang dapat ditetapkan antara lain:

• Memastikan desain sesuai kebutuhan perusahaan.
• Memastikan identitas visual digunakan dengan benar.
• Memastikan detail pakaian sudah lengkap.
• Mengurangi revisi setelah produksi dimulai.
• Menghindari penggunaan file desain yang berbeda.
• Menentukan siapa yang memiliki kewenangan memberikan persetujuan.
• Menyimpan riwayat perubahan desain.

Tujuan yang jelas akan membuat sistem approval lebih mudah diterapkan.

Tentukan Siapa Saja yang Terlibat

Tidak semua orang perlu memberikan persetujuan terhadap seluruh detail desain. Karena itu, HRD perlu menentukan siapa saja yang harus dilibatkan.

Contohnya:

HRD
Memastikan desain sesuai dengan kebutuhan karyawan dan kebijakan internal perusahaan.

Tim Branding atau Marketing
Memeriksa penggunaan logo, warna, identitas visual, dan elemen komunikasi perusahaan.

Perwakilan Pengguna
Memberikan masukan mengenai kenyamanan dan kebutuhan penggunaan.

Manajemen
Memberikan persetujuan akhir apabila desain membutuhkan keputusan dari pihak manajemen.

Pihak Produksi
Memastikan desain dapat diterapkan secara teknis pada pakaian.

Pembagian ini membantu menghindari terlalu banyak orang memberikan komentar yang sama atau justru saling bertentangan.

Buat Tahapan Sistem Approval Desain Seragam

Setelah pihak yang terlibat ditentukan, buat alur yang sederhana.

Contohnya:

Brief → Draft Desain → Review HRD → Revisi → Review Pihak Terkait → Approval → Final → Produksi

Tahapan tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

Yang penting, setiap tahap memiliki tujuan dan status yang jelas.

Misalnya, desain dengan status Draft belum boleh digunakan untuk produksi. Desain dengan status Review masih menunggu pemeriksaan. Sementara desain dengan status Approved sudah mendapatkan persetujuan sesuai kewenangan yang ditentukan.

Dengan status tersebut, HRD tidak perlu menebak apakah sebuah file sudah siap digunakan atau belum.

Sistem Approval Desain Seragam Harus Memiliki Status yang Jelas

Salah satu bagian penting dari sistem approval desain seragam adalah pemberian status.

Status tidak perlu terlalu banyak. Beberapa status sederhana sudah cukup, misalnya:

Dengan status tersebut, HRD dapat mengetahui posisi setiap desain dengan cepat.

Gunakan Satu File sebagai Acuan Utama

Salah satu sumber masalah dalam proses desain adalah terlalu banyak file yang beredar.

Contohnya:

• desain seragam terbaru,
• desain seragam terbaru 2,
• desain seragam final,
• desain seragam final revisi,
• desain seragam final fix.

Nama file seperti itu dapat membuat orang bingung.

Lebih baik gunakan sistem penamaan yang konsisten.

Contohnya:

Seragam-Karyawan-Rev01

Seragam-Karyawan-Rev02

Seragam-Karyawan-Rev03

Ketika sudah disetujui:

Seragam-Karyawan-FINAL-APPROVED

Dengan cara ini, pihak yang terlibat lebih mudah membedakan versi desain.

Buat Formulir Pemeriksaan Desain

HRD dapat membuat formulir sederhana untuk mencatat hasil pemeriksaan.

Beberapa bagian yang dapat dimasukkan:

• Nama proyek.
• Nama perusahaan atau divisi.
• Tanggal pemeriksaan.
• Nomor revisi.
• Nama pemeriksa.
• Status desain.
• Catatan revisi.
• Persetujuan.

Selain itu, tambahkan checklist mengenai detail desain.

Misalnya:

• Model seragam.
• Warna.
• Logo.
• Tulisan.
• Kerah.
• Lengan.
• Saku.
• Kancing.
• Aksesori.
• Ukuran.
• Tampilan depan.
• Tampilan belakang.

Formulir membuat proses review menjadi lebih terstruktur dibandingkan hanya memberikan komentar umum seperti “tolong diperbaiki”.

Tetapkan Batas Waktu untuk Review

Proses approval dapat berjalan lama jika tidak memiliki batas waktu.

HRD dapat menentukan waktu review sesuai kebutuhan proyek. Misalnya, setiap pihak diberikan waktu tertentu untuk memberikan masukan.

Tujuannya bukan memaksa semua orang menyetujui desain dengan cepat, tetapi menjaga agar proses tidak berhenti karena satu tahapan yang tidak memiliki batas waktu.

Jika tidak ada komentar sampai batas waktu yang ditentukan, HRD dapat melakukan pengingat kepada pihak terkait.

Dengan demikian, proses sistem approval desain seragam tetap bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya.

Kumpulkan Revisi dalam Satu Tempat

Hindari menyebarkan catatan revisi ke banyak percakapan.

Jika masukan datang melalui email, chat, rapat, dan dokumen berbeda, HRD sebaiknya menggabungkannya ke dalam satu catatan revisi.

Contohnya:

Dengan format ini, pihak desain dapat mengetahui apa saja yang harus diperbaiki tanpa harus mencari informasi dari berbagai percakapan.

Gunakan Sistem Persetujuan yang Tegas

Setelah revisi selesai, HRD perlu memastikan siapa yang memberikan approval akhir.

Jangan menganggap semua orang yang memberikan komentar otomatis berarti menyetujui desain.

Komentar dan approval merupakan dua hal yang berbeda.

Komentar berarti seseorang memberikan masukan. Approval berarti pihak yang berwenang menyatakan bahwa desain sudah dapat digunakan.

Perbedaan ini perlu dijelaskan kepada semua pihak sejak awal.

Simpan Bukti Approval

Approval sebaiknya memiliki dokumentasi.

Dokumentasi dapat berupa:

• Formulir approval.
• Email persetujuan.
• Dokumen digital.
• Catatan pada sistem manajemen proyek.
• Persetujuan pada platform yang digunakan perusahaan.

Bukti tersebut berguna apabila di kemudian hari muncul pertanyaan mengenai siapa yang menyetujui desain atau kapan desain tersebut dinyatakan final.

Dalam proyek produksi dalam jumlah besar, dokumentasi sederhana seperti ini dapat membantu menjaga komunikasi tetap jelas.

Jangan Mengubah Desain Setelah Approval Tanpa Konfirmasi

Desain yang sudah mendapatkan status final sebaiknya tidak diubah secara sembarangan.

Jika ada perubahan baru setelah approval, perubahan tersebut harus kembali dicatat.

Misalnya, setelah desain disetujui ternyata perusahaan ingin mengganti warna logo. Jangan langsung mengganti file final tanpa memberitahu pihak terkait.

Buat revisi baru dan lakukan konfirmasi kembali.

Hal ini menjaga agar sistem approval desain seragam tetap memiliki jejak perubahan yang jelas.

Hubungkan Approval dengan Sampel Seragam

Approval desain dan pemeriksaan sampel sebaiknya menjadi dua tahapan yang saling terhubung.

Setelah desain mendapatkan approval, pihak produksi dapat membuat sampel berdasarkan desain tersebut.

Ketika sampel selesai, HRD dapat membandingkannya dengan desain yang sudah disetujui.

Periksa apakah:

• Warna sesuai.
• Logo sesuai.
• Posisi elemen sesuai.
• Model sesuai.
• Ukuran sesuai.
• Detail saku sesuai.
• Bentuk kerah sesuai.
• Detail lainnya sesuai.

Jika terdapat perbedaan, catat apakah masalah berasal dari desain atau dari penerapan produksi.

Buat Dashboard Sederhana untuk HRD

Jika perusahaan menangani banyak proyek seragam, HRD dapat menggunakan dashboard sederhana.

Contohnya:

Dashboard seperti ini membuat HRD dapat melihat seluruh proses tanpa membuka satu per satu file.

Tidak harus menggunakan sistem yang kompleks. Spreadsheet pun sudah cukup jika jumlah proyek masih dapat dikelola dengan cara tersebut.

Evaluasi Sistem Setelah Digunakan

Setelah beberapa proyek selesai, HRD sebaiknya mengevaluasi sistem approval yang digunakan.

Tanyakan:

• Apakah terlalu banyak tahapan?
• Apakah revisi sering berulang?
• Apakah ada pihak yang sering terlambat memberikan feedback?
• Apakah file mudah ditemukan?
• Apakah status desain mudah dipahami?
• Apakah pernah terjadi penggunaan file lama?
• Apakah approval sudah terdokumentasi?

Jika ditemukan masalah yang berulang, sistem dapat disederhanakan atau diperbaiki.

Sistem yang baik bukan sistem yang paling rumit, tetapi sistem yang mudah dipahami dan konsisten digunakan.

Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari HRD

Dalam menerapkan sistem approval desain seragam, ada beberapa kebiasaan yang sebaiknya dihindari.

Pertama, jangan memberikan approval berdasarkan file yang belum jelas versinya.

Kedua, jangan menyimpan revisi hanya di dalam percakapan pribadi.

Ketiga, jangan melibatkan terlalu banyak pihak tanpa pembagian kewenangan.

Keempat, jangan menganggap persetujuan informal sebagai approval final.

Kelima, jangan mengubah desain final tanpa membuat catatan perubahan.

Keenam, jangan langsung menghubungkan desain yang belum approved dengan produksi.

Menghindari hal-hal tersebut dapat membuat alur kerja lebih mudah dikendalikan.

Contoh Alur Approval yang Sederhana

Untuk perusahaan yang baru ingin menerapkan sistem, alurnya dapat dibuat sesederhana berikut:

1. HRD mengumpulkan kebutuhan
Informasi mengenai model, warna, identitas, jumlah, dan pengguna dikumpulkan.

2. Desain dibuat
Pihak desain membuat rancangan berdasarkan brief.

3. HRD melakukan review awal
HRD memastikan desain sesuai dengan kebutuhan yang telah dikumpulkan.

4. Revisi dilakukan
Jika terdapat perubahan, desain diperbaiki dan diberi nomor revisi.

5. Pihak terkait melakukan review
Branding, pengguna, atau manajemen memberikan masukan sesuai kewenangannya.

6. Approval akhir
Pihak yang berwenang memberikan persetujuan.

7. File dikunci sebagai final
Desain final disimpan sebagai satu-satunya acuan.

8. Sampel dibuat
Produksi sampel mengacu pada desain yang telah disetujui.

9. Sampel diperiksa
HRD dan pihak terkait memastikan sampel mengikuti desain.

10. Produksi dilanjutkan
Setelah semua tahap dinyatakan sesuai, proses produksi dapat berjalan.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan sistem approval desain seragam?

Sistem approval desain seragam adalah alur kerja yang digunakan untuk memeriksa, merevisi, menyetujui, dan mengunci desain seragam sebelum digunakan sebagai acuan produksi.

2. Apakah HRD harus menggunakan aplikasi khusus?

Tidak. Sistem dapat dimulai dengan spreadsheet, folder bersama, formulir, email, atau platform manajemen pekerjaan. Yang terpenting adalah alurnya konsisten dan status desain mudah diketahui.

3. Siapa yang memberikan approval akhir?

Pihak yang memberikan approval akhir sebaiknya ditentukan oleh perusahaan. HRD dapat menjadi pengelola proses, sedangkan keputusan akhir dapat melibatkan manajemen atau pihak lain sesuai kebijakan internal.

4. Mengapa nomor revisi penting?

Nomor revisi membantu membedakan versi desain dan memudahkan pelacakan perubahan. Dengan demikian, pihak produksi tidak mudah menggunakan file yang sudah tidak berlaku.

5. Apakah desain yang sudah approved masih dapat direvisi?

Bisa, jika memang terdapat kebutuhan perubahan. Namun, perubahan tersebut sebaiknya dibuat sebagai revisi baru dan dikonfirmasi kembali kepada pihak yang berwenang.

6. Apakah approval desain sama dengan approval sampel?

Tidak. Approval desain berfokus pada rancangan sebelum diwujudkan menjadi pakaian. Approval sampel dilakukan setelah desain dibuat menjadi pakaian sehingga aspek bahan, ukuran, jahitan, dan kenyamanan dapat diperiksa secara langsung.

7. Apa manfaat sistem approval bagi HRD?

Sistem membantu HRD mengelola revisi, memantau status desain, menyimpan dokumentasi, mengurangi kebingungan antar-pihak, dan memastikan desain final yang digunakan untuk produksi sudah mendapatkan persetujuan.

Kesimpulan

Sistem approval desain seragam membantu tim HRD mengelola proses desain secara lebih teratur, terutama ketika banyak pihak terlibat dalam pemeriksaan dan pengambilan keputusan.

Sistem tersebut dapat dimulai dari hal sederhana, seperti menentukan pihak yang berwenang, membuat status desain, memberikan nomor revisi, mencatat setiap perubahan, menyimpan file final, dan mendokumentasikan approval.

HRD juga sebaiknya menghubungkan proses approval desain dengan pemeriksaan sampel. Dengan begitu, desain yang sudah disetujui dapat dibandingkan kembali dengan hasil sampel sebelum produksi dalam jumlah besar dilakukan.

Tidak diperlukan sistem yang terlalu rumit. Yang paling penting adalah adanya alur yang jelas dan digunakan secara konsisten. Dengan sistem approval desain seragam yang tertata, risiko penggunaan file lama, revisi yang terlewat, dan perbedaan informasi antar-pihak dapat diminimalkan.

Pada akhirnya, proses approval bukan hanya tentang memberikan tanda setuju. Proses ini merupakan bagian dari pengendalian pekerjaan agar desain yang masuk ke tahap produksi benar-benar merupakan versi yang sudah diperiksa dan disepakati.

Konsultasikan kebutuhan seragam anda, bersama kami EHA KONVEKSI, Jasa KONVEKSI SERAGAM Terbaik NO.1. Berpengalaman belasan tahun lamanya melayani ribuan customers dan juga instansi dari berbagai daerah penjuru negeri.

Hubungi Kami, dan dapatkan penawaran terbaik dengan desain dan sampel seragam Anda, GRATIS!

Klik disini untuk CHAT ADMIN SERAGAM EHA KONVEKSI