Tips Menata Seragam Berdasarkan Ukuran dan Divisi

Menata seragam berdasarkan ukuran dan divisi merupakan langkah sederhana yang dapat membuat pengelolaan stok pakaian perusahaan jauh lebih mudah. Ketika jumlah seragam masih sedikit, menyimpan beberapa ukuran dalam satu tempat mungkin tidak terasa sebagai masalah. Namun, ketika jumlah karyawan bertambah dan seragam berasal dari beberapa divisi, pengelolaan stok bisa menjadi lebih rumit.

Bayangkan sebuah gudang memiliki seragam untuk divisi produksi, marketing, administrasi, warehouse, hingga manajemen. Masing-masing divisi mungkin memiliki model, warna, atau atribut yang berbeda. Jika seluruh seragam hanya ditumpuk tanpa pengelompokan yang jelas, petugas akan membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan barang yang dibutuhkan.

Belum lagi jika ukuran S, M, L, XL, dan XXL bercampur dalam satu tumpukan. Kesalahan mengambil ukuran bisa terjadi, terutama ketika proses distribusi dilakukan dalam jumlah banyak dan waktu yang tersedia terbatas.

Karena itu, menata seragam berdasarkan ukuran dan divisi sebaiknya menjadi bagian dari sistem pengelolaan stok perusahaan. Penataan yang baik bukan hanya membuat gudang terlihat lebih rapi, tetapi juga membantu proses pencatatan, pengambilan, pemeriksaan, dan distribusi seragam.

Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan untuk membuat penyimpanan seragam perusahaan lebih terstruktur.

Mengapa Seragam Perlu Ditata Berdasarkan Ukuran dan Divisi?

Seragam perusahaan bukan hanya pakaian yang digunakan oleh karyawan. Dalam jumlah tertentu, seragam juga menjadi bagian dari inventaris perusahaan yang perlu dikelola dengan baik.

Ketika stok tidak ditata, beberapa masalah dapat muncul, seperti:

• Ukuran seragam tertukar.
• Seragam antar divisi bercampur.
• Petugas membutuhkan waktu lama untuk mencari stok.
• Jumlah stok sulit diketahui.
• Seragam tertentu terlupakan di bagian belakang rak.
• Proses distribusi menjadi lebih lambat.
• Risiko salah memberikan seragam kepada karyawan meningkat.
• Pencatatan stok tidak sesuai dengan kondisi fisik.

Sebaliknya, ketika seragam sudah dikelompokkan dengan sistem yang jelas, petugas dapat mengetahui lokasi barang hanya dengan melihat label atau kode penyimpanan.

Misalnya, perusahaan memiliki 100 karyawan dari tiga divisi. Daripada mencampur seluruh seragam, stok dapat dikelompokkan menjadi:

Divisi Produksi

• S: 10 pcs
• M: 25 pcs
• L: 30 pcs
• XL: 15 pcs

Divisi Administrasi

• S: 5 pcs
• M: 10 pcs
• L: 15 pcs
• XL: 5 pcs

Dengan pengelompokan tersebut, pencarian stok menjadi lebih sederhana.

1. Pisahkan Seragam Berdasarkan Divisi Terlebih Dahulu

Langkah pertama dalam menata seragam berdasarkan ukuran dan divisi adalah menentukan kelompok utama berdasarkan divisi.

Jangan langsung mencampurkan seluruh ukuran dari berbagai bagian perusahaan. Buat area penyimpanan yang jelas untuk masing-masing divisi.

Contohnya:

• Divisi Produksi
• Divisi Marketing
• Divisi Keuangan
• Divisi HRD
• Divisi Administrasi
• Divisi Warehouse
• Divisi Operasional
• Manajemen

Jika jumlah seragam suatu divisi sangat sedikit, beberapa divisi dapat ditempatkan dalam satu rak. Namun, tetap berikan sekat atau label yang jelas agar stok tidak bercampur.

Pembagian berdasarkan divisi juga berguna ketika perusahaan melakukan distribusi secara bertahap. Petugas dapat langsung mengambil stok dari kelompok yang sesuai tanpa harus memeriksa seluruh gudang.

2. Setelah Itu Kelompokkan Berdasarkan Ukuran

Setelah seragam dipisahkan berdasarkan divisi, langkah berikutnya adalah mengelompokkannya berdasarkan ukuran.

Urutan ukuran dapat dibuat konsisten, misalnya:

S → M → L → XL → XXL → XXXL

Urutan tersebut sebaiknya digunakan pada seluruh rak atau area penyimpanan agar petugas terbiasa dengan sistemnya.

Jangan membuat satu rak menggunakan urutan S-M-L-XL sementara rak lainnya menggunakan XL-L-M-S. Perbedaan kecil seperti ini dapat membuat proses pencarian menjadi lebih lambat.

Konsistensi merupakan kunci dalam menata seragam berdasarkan ukuran dan divisi.

Ketika seluruh rak menggunakan pola yang sama, petugas dapat memperkirakan lokasi ukuran tertentu tanpa harus membaca seluruh label.

3. Gunakan Rak atau Sekat yang Jelas

Tumpukan seragam akan lebih mudah dikelola jika setiap kelompok memiliki batas penyimpanan yang jelas.

Gunakan rak, box, keranjang, atau sekat untuk memisahkan seragam.

Sebagai contoh:

Rak A – Divisi Produksi

Kemudian:

Rak B – Divisi Administrasi

Sistem seperti ini membuat lokasi penyimpanan lebih mudah dipahami.

Jika gudang menggunakan rak besar, jangan biarkan seluruh rak menjadi satu ruang terbuka. Gunakan pembatas agar kelompok seragam tidak mudah bercampur.

4. Buat Kode Penyimpanan

Untuk perusahaan dengan jumlah stok besar, label nama saja mungkin belum cukup. Sistem kode dapat membantu mempercepat pencarian.

Kode dapat dibuat sederhana.

Contoh:

PROD-S = Produksi ukuran S
PROD-M = Produksi ukuran M
PROD-L = Produksi ukuran L

Sementara:

ADM-S = Administrasi ukuran S
ADM-M = Administrasi ukuran M
ADM-L = Administrasi ukuran L

Jika diperlukan, tambahkan kode jenis seragam.

Misalnya:

KMP-PROD-L

Keterangan:

• KMP = Kemeja
• PROD = Produksi
• L = Large

Kode tidak perlu terlalu rumit. Yang penting, seluruh petugas memahami arti setiap bagian kode.

5. Gunakan Label yang Mudah Dibaca

Label merupakan bagian penting dalam menata seragam berdasarkan ukuran dan divisi.

Jangan membuat label terlalu kecil atau menggunakan tulisan yang sulit dibaca dari jarak tertentu.

Informasi minimal pada label dapat berupa:

DIVISI PRODUKSI
KEMEJA KERJA
SIZE: L

Jika sistem stok lebih detail, tambahkan:

KODE: PROD-L
JUMLAH: 35 PCS

Label dapat ditempatkan pada bagian depan rak, box, atau area penyimpanan.

Untuk gudang yang besar, label sebaiknya dibuat dengan format yang sama. Dengan begitu, petugas dapat langsung mengenali pola informasi di setiap lokasi.

6. Bedakan Seragam yang Modelnya Berbeda

Ukuran bukan satu-satunya hal yang perlu diperhatikan.

Satu divisi bisa saja memiliki beberapa jenis seragam, misalnya:

• Kemeja kerja.
• Polo shirt.
• Jaket.
• Celana.
• Seragam lapangan.
• Seragam khusus acara.

Jangan mencampurkan jenis pakaian yang berbeda hanya karena berasal dari divisi yang sama.

Contohnya:

Divisi Produksi

• Kemeja kerja → Rak A
• Polo shirt → Rak B
• Jaket → Rak C

Kemudian masing-masing jenis dapat kembali dikelompokkan berdasarkan ukuran.

Struktur tersebut memang membutuhkan sedikit lebih banyak ruang, tetapi akan sangat membantu ketika proses pengambilan dilakukan.

7. Pisahkan Stok Aktif dan Stok Cadangan

Seragam yang akan segera digunakan sebaiknya tidak selalu ditempatkan bersama stok cadangan.

Buat dua kelompok:

Stok Aktif
Seragam yang akan digunakan atau dibagikan dalam waktu dekat.

Stok Cadangan
Seragam yang disimpan untuk kebutuhan karyawan baru, penggantian, atau kebutuhan tambahan.

Pemisahan ini membantu petugas mengetahui mana stok yang sering keluar dan mana yang hanya digunakan ketika diperlukan.

Selain itu, perusahaan dapat mengurangi aktivitas bongkar-muat pada stok cadangan.

8. Catat Jumlah Seragam pada Setiap Kelompok

Penataan fisik sebaiknya didukung dengan pencatatan.

Setelah seragam dikelompokkan, catat jumlahnya.

Contoh sederhana:

Data tersebut dapat dibuat menggunakan spreadsheet.

Setiap ada seragam keluar dari gudang, jumlah stok diperbarui. Dengan cara ini, perusahaan dapat membandingkan data di spreadsheet dengan jumlah fisik di rak.

9. Buat Lokasi Penyimpanan yang Konsisten

Salah satu hal yang sering membuat gudang berantakan adalah perubahan lokasi barang tanpa pencatatan.

Misalnya, minggu ini seragam Divisi Produksi berada di Rak A. Minggu berikutnya dipindahkan ke Rak C karena ada ruang kosong, tetapi tidak ada perubahan pada catatan.

Akibatnya, petugas berikutnya tetap mencari barang di Rak A.

Karena itu, setiap pemindahan stok sebaiknya dicatat.

Jika memungkinkan, gunakan kode lokasi seperti:

• A01
• A02
• A03
• B01
• B02
• B03

Kode tersebut kemudian dicantumkan dalam catatan inventaris.

Contoh:

PROD-L → Rak A03

Ketika membutuhkan seragam Divisi Produksi ukuran L, petugas cukup melihat sistem untuk mengetahui lokasi penyimpanannya.

10. Jangan Menumpuk Seragam Terlalu Tinggi

Rak yang penuh memang terlihat efisien, tetapi tumpukan terlalu tinggi justru dapat menyulitkan pengambilan.

Ketika petugas mengambil satu seragam dari bagian bawah, tumpukan di atasnya bisa bergeser atau berantakan.

Selain itu, tumpukan yang terlalu tinggi membuat proses pemeriksaan menjadi lebih sulit.

Sebaiknya jumlah tumpukan disesuaikan dengan ukuran rak dan kemampuan petugas mengambil barang dengan aman.

Jika stok terlalu banyak, gunakan beberapa sekat atau rak daripada memaksakan satu tumpukan yang terlalu tinggi.

11. Gunakan Prinsip FIFO untuk Stok Lama

Ketika perusahaan memiliki stok yang masuk pada waktu berbeda, gunakan sistem rotasi.

Prinsip FIFO (First In, First Out) dapat diterapkan dengan menempatkan stok yang lebih lama agar lebih mudah diambil terlebih dahulu.

Misalnya:

Stok Januari → bagian depan
Stok Maret → bagian tengah
Stok Juni → bagian belakang

Dengan sistem tersebut, stok lama tidak terus tertinggal.

Prinsip ini terutama berguna bagi perusahaan yang secara berkala memproduksi tambahan seragam.

12. Berikan Perhatian Khusus pada Ukuran yang Paling Banyak Digunakan

Tidak semua ukuran memiliki jumlah stok yang sama.

Biasanya, ada ukuran tertentu yang lebih banyak digunakan oleh karyawan perusahaan. Ukuran tersebut dapat ditempatkan di lokasi yang lebih mudah dijangkau.

Misalnya, jika ukuran M dan L paling sering diminta, keduanya dapat ditempatkan pada rak dengan akses paling mudah.

Sementara ukuran yang jarang digunakan dapat ditempatkan di area lain.

Namun, perubahan lokasi harus tetap dicatat agar sistem tidak membingungkan petugas.

13. Gunakan Warna Label untuk Mempermudah Identifikasi

Jika perusahaan memiliki banyak divisi, warna label dapat membantu mempercepat identifikasi visual.

Misalnya:

• Produksi → label hijau
• Administrasi → label biru
• Marketing → label kuning
• Warehouse → label abu-abu

Warna tersebut tidak harus diterapkan pada seragamnya. Cukup digunakan pada label atau penanda rak.

Dengan sekali melihat, petugas dapat mengetahui area penyimpanan yang dituju.

Namun, jangan hanya mengandalkan warna. Nama divisi dan ukuran tetap harus ditulis dengan jelas agar sistem tetap dapat dipahami tanpa melihat warna.

14. Sediakan Area Khusus untuk Seragam yang Akan Didistribusikan

Ketika perusahaan akan membagikan seragam kepada karyawan dalam jumlah banyak, sebaiknya buat area khusus untuk proses persiapan distribusi.

Area tersebut digunakan untuk:

• Mengambil seragam.
• Mengelompokkan berdasarkan nama.
• Memeriksa ukuran.
• Menghitung jumlah.
• Mengemas seragam.
• Melakukan pemeriksaan akhir.

Jangan melakukan proses tersebut di tengah tumpukan stok utama karena dapat menyebabkan barang lain ikut berpindah atau tercampur.

Area distribusi juga membuat petugas lebih mudah melakukan pemeriksaan sebelum seragam diberikan.

15. Gunakan Daftar Distribusi Berdasarkan Nama Karyawan

Untuk distribusi seragam dalam jumlah banyak, data karyawan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan.

Contoh:

Data ini membantu petugas mencocokkan seragam dengan penerima.

Kesalahan seperti ukuran tertukar dapat diminimalkan apabila data distribusi sudah disiapkan sebelum proses pengambilan dilakukan.

16. Lakukan Pemeriksaan Stok Secara Berkala

Menata seragam berdasarkan ukuran dan divisi bukan pekerjaan yang selesai sekali.

Setelah beberapa minggu atau bulan, susunan gudang dapat berubah akibat adanya pengambilan dan penambahan stok.

Karena itu, lakukan pemeriksaan secara berkala.

Periksa:

• Apakah seragam masih berada di lokasi yang benar?
• Apakah label masih terbaca?
• Apakah jumlah fisik sesuai dengan catatan?
• Apakah ada ukuran yang kosong?
• Apakah ada seragam yang tercampur?
• Apakah stok lama masih tersedia?
• Apakah ada kemasan yang rusak?

Pemeriksaan sederhana dapat mencegah masalah kecil menjadi lebih besar.

17. Buat SOP Penataan Seragam

Jika perusahaan memiliki beberapa orang yang bertugas mengelola gudang, buat aturan tertulis mengenai cara penyimpanan.

SOP dapat mencakup:

1. Cara menerima stok baru.
2. Cara menghitung stok.
3. Cara memberikan kode.
4. Cara menentukan lokasi penyimpanan.
5. Cara memberi label.
6. Cara mengambil barang.
7. Cara mencatat stok keluar.
8. Cara mengembalikan barang.
9. Cara melakukan pemeriksaan berkala.
10. Cara menangani selisih stok.

SOP membuat sistem tetap berjalan meskipun petugas gudang berganti.

Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari

Dalam praktiknya, beberapa kesalahan sederhana dapat membuat sistem penyimpanan kembali berantakan.

Semua Divisi Dicampur dalam Satu Rak

Cara ini menyulitkan petugas ketika harus mengambil seragam untuk divisi tertentu.

Ukuran Tidak Dipisahkan

Seragam S, M, L, dan XL yang tercampur meningkatkan risiko salah mengambil ukuran.

Tidak Ada Label

Tanpa label, petugas harus mengandalkan ingatan atau membuka kemasan untuk mengetahui isinya.

Data Tidak Diperbarui

Penataan fisik akan kurang efektif jika jumlah stok pada catatan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Barang Dipindahkan Tanpa Dicatat

Perubahan lokasi tanpa pencatatan membuat sistem lokasi tidak lagi dapat dipercaya.

Tumpukan Terlalu Tinggi

Selain sulit diambil, tumpukan tinggi juga dapat menyebabkan susunan menjadi tidak rapi.

Contoh Sistem Penataan Seragam yang Sederhana

Untuk perusahaan dengan jumlah seragam cukup banyak, sistem berikut dapat dijadikan contoh:

Rak A – Produksi

• A01 → S
• A02 → M
• A03 → L
• A04 → XL
• A05 → XXL

Rak B – Administrasi

• B01 → S
• B02 → M
• B03 → L
• B04 → XL

Rak C – Marketing

• C01 → S
• C02 → M
• C03 → L
• C04 → XL

Kemudian seluruh kode lokasi dimasukkan ke spreadsheet.

Contohnya:

Sistem seperti ini tidak membutuhkan aplikasi yang rumit. Yang terpenting adalah konsistensi penerapannya.

Checklist Menata Seragam Berdasarkan Ukuran dan Divisi

Sebelum menganggap penataan gudang sudah selesai, gunakan checklist berikut:

• 
  

  Seragam sudah dipisahkan berdasarkan divisi.

• 
  

  Setiap divisi memiliki area atau sekat yang jelas.

• 
  

  Seragam sudah dikelompokkan berdasarkan ukuran.

• 
  

  Jenis/model seragam sudah dipisahkan.

• 
  

  Setiap rak memiliki label.

• 
  

  Setiap kelompok memiliki kode.

• 
  

  Jumlah stok sudah dicatat.

• 
  

  Lokasi penyimpanan tercatat.

• 
  

  Stok aktif dan cadangan sudah dipisahkan.

• 
  

  Stok lama dapat ditemukan dengan mudah.

• 
  

  Jalur pengambilan barang tidak terhalang.

• 
  

  Data stok diperbarui setelah distribusi.

• 
  

  Pemeriksaan stok dilakukan secara berkala.

Kesimpulan

Menata seragam berdasarkan ukuran dan divisi dapat membuat pengelolaan stok perusahaan menjadi jauh lebih sederhana. Dengan memisahkan seragam berdasarkan divisi, kemudian mengelompokkannya berdasarkan ukuran, jenis, dan status stok, proses pencarian serta distribusi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan teratur.

Sistem tersebut akan semakin efektif jika dilengkapi dengan kode lokasi, label yang mudah dibaca, pencatatan jumlah stok, serta pemeriksaan berkala. Perusahaan juga perlu memastikan setiap perubahan lokasi atau jumlah stok dicatat agar kondisi fisik dan data inventaris tetap sesuai.

Pada akhirnya, gudang yang rapi bukan hanya terlihat lebih profesional. Penataan yang konsisten membantu perusahaan menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan ukuran, memudahkan distribusi, dan menjaga stok seragam tetap lebih mudah dikontrol.

Butuh Seragam Perusahaan untuk Kebutuhan Tim Anda?

Hubungi Kami, dan dapatkan penawaran terbaik dengan desain dan sampel seragam Anda, GRATIS!

FAQ Seputar Penataan Seragam Perusahaan

1. Mengapa seragam perlu dipisahkan berdasarkan divisi?

Pemisahan berdasarkan divisi membantu mencegah seragam antarbagian bercampur. Petugas juga dapat lebih cepat menemukan stok yang dibutuhkan.

2. Mana yang sebaiknya dilakukan terlebih dahulu, memisahkan ukuran atau divisi?

Untuk perusahaan dengan banyak bagian, biasanya lebih mudah memisahkan berdasarkan divisi terlebih dahulu. Setelah itu, masing-masing divisi dapat dikelompokkan kembali berdasarkan ukuran.

3. Apakah setiap ukuran harus memiliki rak sendiri?

Tidak selalu. Jika jumlah stok tidak terlalu banyak, satu rak dapat digunakan dengan beberapa sekat. Yang penting setiap ukuran memiliki batas dan label yang jelas.

4. Apakah kode lokasi gudang penting untuk seragam?

Kode lokasi sangat membantu terutama jika jumlah seragam banyak. Petugas dapat mengetahui lokasi barang tanpa harus mencari seluruh rak.

5. Bagaimana jika satu divisi memiliki banyak jenis seragam?

Pisahkan berdasarkan jenis seragam terlebih dahulu, kemudian kelompokkan berdasarkan ukuran. Contohnya kemeja, polo, jaket, dan celana memiliki area penyimpanan masing-masing.

6. Apakah stok cadangan perlu dipisahkan?

Sebaiknya iya. Pemisahan stok aktif dan cadangan membuat perusahaan lebih mudah mengetahui barang yang sering digunakan dan barang yang disiapkan untuk kebutuhan tertentu.

7. Apakah penataan seragam perlu menggunakan aplikasi?

Tidak selalu. Spreadsheet sederhana sudah dapat digunakan untuk perusahaan dengan jumlah stok yang masih dapat dikelola secara manual. Yang terpenting adalah data selalu diperbarui.

8. Seberapa sering stok seragam perlu diperiksa?

Frekuensinya dapat disesuaikan dengan jumlah stok dan intensitas distribusi. Semakin sering stok keluar-masuk, semakin rutin pemeriksaan sebaiknya dilakukan.

9. Apa yang harus dilakukan jika jumlah fisik berbeda dengan catatan?

Lakukan pengecekan terhadap riwayat barang masuk dan keluar. Periksa juga apakah ada seragam yang dipindahkan ke lokasi lain tetapi belum dicatat.

10. Bagaimana cara membuat penataan seragam tetap konsisten?

Buat aturan atau SOP sederhana mengenai pengelompokan, pelabelan, kode lokasi, pengambilan, pengembalian, dan pencatatan stok. Dengan begitu, sistem tidak hanya bergantung pada satu orang petugas.

Konsultasikan kebutuhan seragam Anda, bersama kami EHA KONVEKSI, Jasa KONVEKSI SERAGAM Terbaik NO.1. Berpengalaman belasan tahun lamanya melayani ribuan customers dan juga instansi dari berbagai daerah. Siap melayani pengiriman barang keseluruh wilayah Indonesia.

Hubungi Kami, dan dapatkan penawaran terbaik dengan desain dan sampel seragam Anda, GRATIS!

Klik disini untuk CHAT ADMIN SERAGAM EHA KONVEKSI