Panduan Membuat Pembagian Seragam Berdasarkan Divisi Perusahaan

Pembagian seragam berdasarkan divisi menjadi hal yang perlu diperhatikan ketika sebuah perusahaan memiliki banyak kelompok pekerjaan dengan kebutuhan yang berbeda. Seragam untuk staf administrasi tentu dapat memiliki kebutuhan yang berbeda dengan seragam untuk teknisi, bagian operasional, sales, gudang, maupun karyawan lapangan.

Semakin banyak karyawan dan divisi yang dimiliki, semakin penting perusahaan mempunyai sistem pembagian seragam yang jelas. Tanpa pembagian yang terstruktur, kesalahan seperti model yang tertukar, ukuran yang tidak sesuai, jumlah yang kurang, atau seragam yang diberikan kepada divisi yang salah dapat lebih mudah terjadi.

Namun, pembagian seragam berdasarkan divisi bukan berarti setiap divisi harus mempunyai desain yang benar-benar berbeda. Perusahaan dapat membuat beberapa kategori seragam berdasarkan kesamaan aktivitas dan kebutuhan pekerjaan. Dengan cara tersebut, pengelolaan tetap sederhana tetapi kebutuhan setiap kelompok karyawan dapat diperhatikan.

Artikel ini membahas langkah-langkah membuat pembagian seragam berdasarkan divisi agar lebih mudah diterapkan, mulai dari mengenali struktur pekerjaan hingga membuat sistem distribusi yang rapi.

Mengapa Pembagian Seragam Berdasarkan Divisi Perlu Dibuat?

Setiap divisi biasanya mempunyai karakter pekerjaan yang berbeda. Karyawan administrasi mungkin lebih banyak bekerja di dalam ruangan, sedangkan teknisi atau tim operasional dapat menghabiskan banyak waktu untuk berpindah tempat.

Perbedaan aktivitas tersebut dapat memengaruhi kebutuhan pakaian kerja. Model, bahan, jumlah kantong, panjang lengan, tingkat formalitas, hingga kebutuhan atribut dapat disesuaikan dengan kondisi pekerjaan.

Karena itu, pembagian seragam berdasarkan divisi dapat membantu perusahaan menentukan kebutuhan secara lebih terstruktur.

Selain aspek kenyamanan, pembagian juga membantu proses administrasi. Data dapat dikelompokkan berdasarkan departemen, jenis seragam, ukuran, dan jumlah. Dalam pengelolaan seragam, pencatatan berdasarkan departemen memang dapat digunakan untuk memastikan pakaian diberikan kepada kelompok karyawan yang tepat.

Dengan sistem yang jelas, bagian HRD, general affair, purchasing, maupun pihak yang menangani distribusi dapat mengetahui siapa yang mendapatkan jenis seragam tertentu.

Langkah Pertama: Buat Daftar Seluruh Divisi

Langkah pertama dalam pembagian seragam berdasarkan divisi adalah membuat daftar seluruh divisi atau kelompok kerja yang akan menerima seragam.

Jangan langsung menentukan model pakaian. Mulailah dengan mengetahui struktur organisasi yang sebenarnya.

Contohnya:

• Administrasi
• HRD
• Finance
• Sales dan Marketing
• Customer Service
• Operasional
• Gudang
• Teknisi
• Produksi
• Supervisor
• Manajemen

Daftar tersebut menjadi dasar untuk tahap berikutnya.

Namun, nama divisi saja belum cukup. Dua divisi yang berbeda bisa saja mempunyai kebutuhan seragam yang sama. Sebaliknya, satu divisi dapat mempunyai beberapa kelompok pekerjaan dengan kebutuhan berbeda.

Karena itu, pembagian sebaiknya tidak hanya berdasarkan nama departemen, tetapi juga berdasarkan aktivitas pekerjaan.

Kelompokkan Divisi Berdasarkan Karakter Pekerjaan

Setelah daftar divisi dibuat, langkah berikutnya adalah mencari kesamaan aktivitas.

Misalnya, perusahaan memiliki sepuluh divisi, tetapi setelah dianalisis ternyata kebutuhan seragamnya hanya terbagi menjadi empat kelompok.

Kelompok 1: Pekerjaan Kantor

Berisi karyawan yang sebagian besar bekerja di dalam ruangan seperti administrasi, finance, HRD, dan bagian tertentu dari manajemen.

Kelompok 2: Pekerjaan yang Berhubungan dengan Pelanggan

Dapat mencakup customer service, front office, sales, atau marketing yang sering bertemu pelanggan.

Kelompok 3: Pekerjaan Operasional

Berisi karyawan yang membutuhkan lebih banyak aktivitas bergerak, seperti gudang, operasional, atau pekerjaan teknis tertentu.

Kelompok 4: Pekerjaan Lapangan

Berisi teknisi, petugas lapangan, atau karyawan lain yang sering bekerja di luar ruangan.

Pengelompokan seperti ini membuat pembagian seragam berdasarkan divisi menjadi lebih efisien. Tidak semua nama divisi harus mempunyai desain sendiri.

Tentukan Apakah Setiap Divisi Membutuhkan Model Berbeda

Setelah kelompok pekerjaan dibuat, evaluasi kebutuhan masing-masing kelompok.

Gunakan beberapa pertanyaan sederhana:

• Apakah pekerjaan dilakukan di dalam atau luar ruangan?
• Seberapa tinggi mobilitas karyawan?
• Apakah pekerjaan membutuhkan banyak gerakan?
• Apakah karyawan sering bertemu pelanggan?
• Apakah ada perlengkapan yang perlu dibawa?
• Apakah lingkungan kerja panas, dingin, atau ber-AC?
• Apakah ada kebutuhan khusus terkait keselamatan kerja?
• Apakah pakaian harus terlihat formal?

Jawaban dari pertanyaan tersebut membantu menentukan apakah satu model dapat digunakan bersama atau perlu dibuat variasi.

Sebagai contoh, staf administrasi dan finance mungkin tidak membutuhkan dua desain berbeda. Keduanya dapat menggunakan kategori seragam kantor yang sama.

Sementara itu, teknisi lapangan mungkin membutuhkan model yang lebih fungsional.

Pendekatan berdasarkan aktivitas ini juga penting karena model pakaian sebaiknya tidak hanya dinilai dari tampilan. Jenis pekerjaan dapat memengaruhi kebutuhan terhadap potongan, ruang gerak, kantong, lengan, dan bahan.

Buat Tabel Pembagian Seragam Berdasarkan Divisi

Agar lebih mudah dikelola, buat tabel pembagian.

Contohnya:

Tabel tersebut tidak harus digunakan persis seperti contoh. Setiap perusahaan dapat menyesuaikannya dengan struktur organisasi masing-masing.

Yang penting, setiap karyawan dapat ditelusuri dari divisi → kelompok seragam → model → ukuran → jumlah.

Tentukan Identitas yang Sama untuk Semua Divisi

Walaupun model seragam dibagi berdasarkan divisi, identitas perusahaan sebaiknya tetap konsisten.

Misalnya seluruh seragam menggunakan:

• Logo perusahaan.
• Warna utama perusahaan.
• Gaya penempatan identitas yang konsisten.
• Format nama karyawan yang sama.
• Jenis emblem yang seragam.
• Elemen visual perusahaan yang mudah dikenali.

Dengan cara tersebut, model pakaian boleh berbeda tetapi tetap terlihat sebagai bagian dari satu perusahaan.

Perbedaan dapat diberikan melalui warna aksen, jenis model, atau detail fungsional.

Misalnya seragam kantor menggunakan kemeja, sedangkan teknisi menggunakan model yang lebih praktis. Logo dan warna utama tetap sama sehingga keduanya masih memiliki hubungan visual.

Tentukan Model untuk Setiap Kelompok

Setelah pembagian dibuat, tentukan model seragam untuk masing-masing kelompok.

Untuk pekerjaan kantor, model kemeja dapat menjadi pilihan apabila perusahaan menginginkan tampilan yang rapi.

Untuk pekerjaan yang lebih fleksibel, polo shirt dapat digunakan apabila karakter perusahaan memungkinkan.

Untuk pekerjaan lapangan, model dapat dibuat lebih fungsional dengan mempertimbangkan ruang gerak dan kebutuhan membawa perlengkapan.

Sementara itu, pekerjaan tertentu mungkin membutuhkan pakaian kerja khusus sesuai lingkungan dan aturan keselamatan yang berlaku.

Intinya, model sebaiknya mengikuti kebutuhan pekerjaan, bukan sekadar mengikuti bentuk seragam yang sedang populer.

Tentukan Bahan Berdasarkan Kelompok Pekerjaan

Bahan juga dapat dimasukkan ke dalam sistem pembagian seragam berdasarkan divisi.

Tidak selalu semua kelompok harus menggunakan bahan yang sama.

Sebagai contoh:

Seragam kantor:
Memprioritaskan kenyamanan, kerapian, dan penggunaan dalam ruangan.

Seragam frontliner:
Mempertimbangkan tampilan sekaligus kenyamanan karena digunakan saat berinteraksi dengan pelanggan.

Seragam operasional:
Memerlukan pertimbangan terhadap mobilitas dan intensitas aktivitas.

Seragam lapangan:
Perlu mempertimbangkan kondisi luar ruangan, panas, kelembapan, serta aktivitas fisik.

Pemilihan bahan sebaiknya tetap melihat kebutuhan sebenarnya. Bahan yang terasa nyaman untuk satu lingkungan kerja belum tentu memberikan pengalaman yang sama di lingkungan lainnya.

Tentukan Atribut Berdasarkan Kebutuhan

Setelah model dan bahan ditentukan, berikutnya adalah menentukan atribut.

Atribut dapat meliputi:

• Logo perusahaan.
• Nama karyawan.
• Jabatan.
• Nama divisi.
• Emblem.
• Patch.
• Identitas lokasi kerja.
• Atribut lain yang memang diperlukan.

Tidak semua divisi harus menggunakan semua atribut.

Misalnya, nama divisi dapat ditambahkan pada kelompok tertentu apabila membantu identifikasi. Namun, jika terlalu banyak atribut justru membuat pakaian terlihat penuh, penggunaannya dapat disederhanakan.

Setiap atribut sebaiknya mempunyai fungsi yang jelas.

Tentukan Jumlah Seragam Setiap Divisi

Pembagian seragam bukan hanya menentukan model, tetapi juga menentukan jumlah.

Jumlah seragam dapat berbeda antar kelompok apabila kebutuhan pemakaian memang berbeda.

Misalnya, karyawan dengan aktivitas yang menyebabkan pakaian lebih cepat kotor mungkin membutuhkan jumlah atau frekuensi pergantian yang berbeda dibandingkan karyawan kantor.

Namun, perbedaan jumlah sebaiknya mempunyai dasar yang jelas. Faktor seperti hari kerja, sistem shift, frekuensi pencucian, intensitas aktivitas, dan kebutuhan cadangan dapat dipertimbangkan.

Contoh sederhana:

Angka tersebut hanya contoh. Perusahaan perlu menghitung berdasarkan kebijakan penggunaan seragam masing-masing.

Kumpulkan Data Ukuran Setelah Pembagian Dibuat

Setelah jenis dan kelompok seragam ditentukan, kumpulkan data ukuran karyawan.

Data sebaiknya minimal mencantumkan:

• Nama karyawan.
• Nomor atau ID karyawan.
• Divisi.
• Jabatan.
• Kelompok seragam.
• Model.
• Ukuran.
• Jumlah.
• Catatan khusus jika ada.

Contoh:

Format seperti ini membuat hubungan antara karyawan dan seragam menjadi lebih jelas.

Data pesanan seragam juga sebaiknya tidak hanya mencantumkan nama dan ukuran. Informasi seperti divisi, jenis seragam, jumlah, warna, model, dan atribut dapat membantu proses pengecekan.

Buat Kode untuk Setiap Jenis Seragam

Jika jumlah jenis seragam cukup banyak, pemberian kode dapat membantu.

Misalnya:

• OFC-01 = Kemeja Kantor
• FTL-01 = Seragam Frontliner
• OPR-01 = Seragam Operasional
• FLD-01 = Seragam Lapangan

Kode tersebut dapat digunakan pada spreadsheet, dokumen produksi, label, hingga daftar distribusi.

Tujuannya bukan membuat sistem menjadi rumit, tetapi mengurangi kemungkinan tertukar ketika jumlah seragam semakin banyak.

Buat Sistem Distribusi Berdasarkan Divisi

Setelah produksi selesai, proses pembagian harus mengikuti data yang sudah dibuat.

Seragam dapat dipisahkan berdasarkan:

1. Divisi
Administrasi, finance, teknisi, dan sebagainya.

2. Kelompok seragam
Kantor, frontliner, operasional, lapangan.

3. Ukuran
S, M, L, XL, dan seterusnya.

4. Nama karyawan
Untuk distribusi individual.

Urutan tersebut membuat proses pembagian lebih mudah dilacak.

Jika perusahaan memiliki banyak karyawan, seragam dapat terlebih dahulu dikelompokkan berdasarkan divisi, kemudian dipecah lagi berdasarkan nama dan ukuran.

Gunakan Label pada Setiap Kelompok

Label sederhana dapat sangat membantu ketika jumlah seragam banyak.

Contohnya:

DIVISI: TEKNISI
MODEL: SERAGAM LAPANGAN
UKURAN: XL
NAMA: DEDI
JUMLAH: 4 SET

Label dapat ditempel pada kemasan atau digunakan sebagai penanda pada rak penyimpanan.

Dengan sistem tersebut, bagian distribusi tidak perlu membuka seluruh paket hanya untuk mengetahui isinya.

Lakukan Pemeriksaan Sebelum Seragam Dibagikan

Sebelum distribusi, lakukan pemeriksaan akhir.

Cocokkan:

• Nama.
• Divisi.
• Model.
• Warna.
• Ukuran.
• Jumlah.
• Atribut.
• Kondisi fisik.

Pemeriksaan sederhana dapat mencegah masalah seperti seragam tertukar atau jumlah yang tidak sesuai.

Jika perusahaan mempunyai beberapa model, tahap ini menjadi semakin penting.

Buat Aturan untuk Karyawan Baru

Sistem pembagian seragam berdasarkan divisi sebaiknya tidak hanya dibuat untuk kebutuhan saat ini.

Perusahaan juga perlu menentukan apa yang terjadi ketika ada karyawan baru.

Misalnya:

1. HRD mencatat karyawan baru.
2. Karyawan dimasukkan ke divisi tertentu.
3. Divisi menentukan kelompok seragam.
4. Ukuran dicatat.
5. Jumlah seragam ditentukan.
6. Seragam diambil dari stok atau masuk dalam pengadaan berikutnya.
7. Distribusi dicatat.

Dengan alur tersebut, karyawan baru tidak perlu membuat sistem baru dari awal.

Evaluasi Pembagian Secara Berkala

Struktur perusahaan dapat berubah. Divisi baru bisa muncul, jumlah karyawan bertambah, atau jenis pekerjaan berubah.

Karena itu, pembagian seragam berdasarkan divisi sebaiknya dievaluasi secara berkala.

Tanyakan:

• Apakah model masih sesuai dengan aktivitas?
• Apakah ada divisi yang berubah fungsi?
• Apakah ada model yang jarang digunakan?
• Apakah stok terlalu banyak?
• Apakah ukuran tertentu sering kurang?
• Apakah karyawan merasa model tertentu kurang nyaman?
• Apakah atribut masih relevan?

Evaluasi tersebut dapat menjadi dasar untuk memperbaiki sistem pada pengadaan berikutnya.

Kesalahan yang Perlu Dihindari

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari ketika membuat pembagian seragam.

Membuat Terlalu Banyak Model

Tidak semua perbedaan divisi harus menghasilkan desain baru. Jika kebutuhan pekerjaannya sama, satu model dapat digunakan bersama.

Tidak Memperhatikan Aktivitas

Pembagian berdasarkan nama divisi saja belum cukup. Aktivitas pekerjaan harus menjadi salah satu dasar utama.

Data Ukuran Tidak Terstruktur

Data yang tersebar di banyak file atau percakapan dapat meningkatkan risiko kesalahan.

Tidak Mencatat Stok

Seragam untuk karyawan baru, penggantian ukuran, atau pakaian yang rusak perlu diperhitungkan dalam pengelolaan stok.

Tidak Melakukan Pemeriksaan Akhir

Kesalahan kecil sebelum distribusi dapat menjadi masalah ketika seragam sudah dibagikan kepada banyak karyawan.

Contoh Sistem Pembagian yang Sederhana

Untuk perusahaan dengan banyak divisi, sistem berikut dapat menjadi contoh:

Tahap 1 — Pemetaan Divisi
Daftar semua divisi dan jumlah karyawan.

Tahap 2 — Pemetaan Aktivitas
Catat aktivitas utama setiap kelompok.

Tahap 3 — Pengelompokan
Gabungkan divisi dengan kebutuhan seragam yang serupa.

Tahap 4 — Penentuan Model
Tentukan model untuk setiap kelompok.

Tahap 5 — Penentuan Bahan dan Atribut
Sesuaikan dengan aktivitas dan identitas perusahaan.

Tahap 6 — Rekap Ukuran
Masukkan data ukuran setiap karyawan.

Tahap 7 — Perhitungan Jumlah
Hitung kebutuhan berdasarkan divisi dan model.

Tahap 8 — Produksi
Gunakan data final sebagai acuan.

Tahap 9 — QC dan Pengelompokan
Periksa hasil dan pisahkan berdasarkan divisi.

Tahap 10 — Distribusi
Bagikan sesuai nama, divisi, ukuran, dan jumlah.

Alur tersebut membuat proses lebih mudah ditelusuri dari awal sampai akhir.

Kesimpulan

Membuat pembagian seragam berdasarkan divisi tidak cukup hanya dengan membedakan pakaian berdasarkan nama departemen. Sistem yang baik perlu dimulai dari pemetaan aktivitas, lingkungan kerja, kebutuhan pengguna, serta karakter pekerjaan setiap kelompok karyawan.

Setelah divisi dipetakan, perusahaan dapat mengelompokkan pekerjaan yang memiliki kebutuhan serupa. Dengan demikian, tidak semua divisi harus mempunyai desain berbeda. Beberapa divisi dapat menggunakan satu kategori seragam yang sama selama model tersebut sesuai dengan aktivitas mereka.

Tahap berikutnya adalah menentukan model, bahan, atribut, jumlah, dan ukuran. Semua informasi tersebut sebaiknya dicatat dalam format yang mudah diperiksa sehingga proses produksi dan distribusi dapat berjalan lebih teratur.

Pembagian seragam berdasarkan divisi juga sebaiknya dibuat sebagai sistem yang dapat digunakan dalam jangka panjang. Ketika ada karyawan baru, perubahan divisi, atau pengadaan ulang, perusahaan tinggal mengikuti struktur yang sudah dibuat.

Pada akhirnya, tujuan pembagian seragam bukan sekadar membuat karyawan menggunakan pakaian yang berbeda-beda. Tujuannya adalah memastikan setiap kelompok mendapatkan seragam yang sesuai dengan pekerjaannya, mudah dikelola, dan tetap membawa identitas perusahaan secara konsisten.

CTA

Hubungi Kami, dan dapatkan penawaran terbaik dengan desain dan sampel seragam Anda, GRATIS!

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan pembagian seragam berdasarkan divisi?

Pembagian seragam berdasarkan divisi adalah pengelompokan kebutuhan pakaian kerja berdasarkan departemen atau kelompok pekerjaan tertentu, termasuk model, bahan, atribut, ukuran, dan jumlah.

2. Apakah setiap divisi harus mempunyai model seragam berbeda?

Tidak. Divisi yang memiliki karakter pekerjaan serupa dapat menggunakan model yang sama. Perbedaan model sebaiknya dibuat berdasarkan kebutuhan pekerjaan.

3. Apa dasar utama dalam membagi seragam perusahaan?

Beberapa dasar yang dapat digunakan adalah divisi, jenis pekerjaan, aktivitas, lingkungan kerja, tingkat mobilitas, kebutuhan atribut, dan jumlah karyawan.

4. Apakah satu divisi boleh memiliki lebih dari satu jenis seragam?

Boleh. Jika dalam satu divisi terdapat kelompok pekerjaan dengan aktivitas berbeda, perusahaan dapat membuat beberapa kategori seragam.

5. Apakah warna seragam harus berbeda untuk setiap divisi?

Tidak harus. Perusahaan dapat menggunakan warna utama yang sama untuk menjaga identitas visual dan memberikan perbedaan melalui model atau warna aksen.

6. Mengapa data ukuran perlu dipisahkan berdasarkan divisi?

Pengelompokan berdasarkan divisi membantu proses rekapitulasi, produksi, pengecekan, dan distribusi sehingga seragam lebih mudah diberikan kepada karyawan yang tepat.

7. Bagaimana cara menentukan jumlah seragam setiap divisi?

Pertimbangkan jumlah karyawan, frekuensi penggunaan, jadwal kerja, sistem shift, frekuensi pencucian, intensitas aktivitas, dan kebutuhan stok cadangan.

8. Kapan pembagian seragam perlu dievaluasi?

Evaluasi dapat dilakukan ketika terjadi perubahan jumlah karyawan, struktur divisi, aktivitas pekerjaan, model seragam, atau ketika perusahaan sering mengalami masalah stok dan distribusi.

9. Apakah pembagian seragam bisa dibuat menggunakan spreadsheet?

Bisa. Spreadsheet dapat digunakan untuk mencatat nama karyawan, divisi, model, ukuran, jumlah, atribut, dan status distribusi.

10. Apakah pembagian seragam berdasarkan divisi harus dibuat sejak awal?

Sebaiknya iya, terutama jika jumlah karyawan cukup banyak. Perencanaan sejak awal membantu perusahaan mengurangi kesalahan saat menentukan kebutuhan, melakukan produksi, dan membagikan seragam.

Konsultasikan kebutuhan seragam Anda, bersama Kami EHA KONVEKSI, Jasa KONVEKSI SERAGAM Terbaik NO.1. Berpengalaman belasan tahun lamanya melayani ribuan customers dan juga instansi dari berbagai daerah. Siap melakukan pengiriman keseluruh wilayah Indonesia.

Hubungi Kami, dan dapatkan penawaran terbaik dengan desain dan sampel seragam Anda, GRATIS!

Klik disini untuk CHAT ADMIN SERAGAM EHA KONVEKSI